Dalam perdagangan eceran atau ritel dimana arus data barang dagangan dan uang berputar sangat cepat diperlukan pengendalian dan pengawasan yang baik. Salah satu bentuk pengendalian dan pengawasan tersebut adalah dengan melakukan pencatatan data yang tertib dan teratur, serta penyuguhan informasi dalam bentuk sistem pelaporan yang tepat waktu dan akurat sehingga memberikan manfaat yang optimal bagi setiap keputusan yang akan diambil. Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan.
Secara umum struktur SIM Ritel tidak berbeda dengan Sistem Informasi Manajemen lainnya, meliputi :
1. Tingkatan informasi untuk proses transaksi, dalam hal ini fungsinya adalah sebagai inquiry response. Tingkatan ini biasanya menjadi tanggung jawab dari staff atau clerk.
2. Tingkatan informasi untuk perencanaan operasional, pengendalian dan pengambilan keputusan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional setiap harinya dibutuhkan oleh Lower Management yang berada pada tingkatan ini untuk pengambilan keputusan.
3. Tingkatan informasi untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Pada tingkatan ini Middle Management membutuhkan informasi yang datangnya dari tingkat perencanaan operasional maupun informasi dari luar lingkungan perusahan seperti informasi tentang pesaing. Informasi tersebut nantinya akan menjadi dasar pembuatan rencana taktis perusahaan contohnya pembuatan anggaran maupun pengambilan keputusan seperti penentuan jenis dan harga barang.
4. Tingkatan informasi untuk perencanaan strategik, kebijakan dan pengambilan keputusan. Tujuan dan arah perusahaan ditentukan oleh Top Management. Karena itu informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan dan keadaan lingkungan luar perusahaan perlu dimiliki oleh tingkat ini demi kemajuan perusahaan.
Lebih jelasnya struktur tingkatan Sistem Informasi Ritel dapat dilihat sebagai berikut :
IS for transaction processing and
inquiry response
IS for operational planning control and
decision making
IS for tactical planning and
decision making
IS for strategic and
policy planning and
decision making
Top
Management
Middle
Management
Lower
Management
Staff / Clerk
10.2 Elemen-elmen SIM Ritel
Untuk membangun suatu Sistem Informasi Ritel dibutuhkan beberapa elemen, meliputi :
1. Perangkat Keras
2. Perangkat Lunak
3. Database
4. Manual Procedur
5. Petugas pengoperasian sistem
Elemen-elemen di atas kemudian tersusun ke dalam suatu sistem konfigurasi,
yang merupakan rangkaian perangkat keras dan lunak yang dirancang serta disusun secara terpadu dalam suatu sistem, sehingga sistem tersebut dapat berjalan sesuai yang dibutuhkan. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam sistem konfigurasi diantaranya adalah :
- skala usaha
- aplikasi SIM
- volume data
- frekuensi data
- kecepatan data
- keamanan data
Untuk membangun Sistem Informasi Ritel ada beberapa alternatif sistem teknologi, diantaranya :
1. Teknologi Electronic Cash Register System
2. Teknologi PC-based POS System
Alternatif sistem teknologi di atas dapat dikombinasikan menjadi beberapa konfigurasi diantaranya :
- Stand Alone
- Register to Register System (Master to Slave System – POS LAN)
- Register to Register to PC System ( Mater-Slave System to Cluster System)
- Register to PC Communication System (Master-Slave POS LAN Communication
System / POS WAN)
10.3 Tahapan pengembangan Sistem Informasi
Berikut ini akan dijelaskan tahapan pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Ritel :
1. Menentukan Jenis dan Skala Usaha
2. Menentukan Lingkup dan Prioritas Sistem Informasi yang dibutuhkan
3. Menentukan Besarnya Volume Data yang akan diproses
4. Menentukan Besarnya Frekuensi Transaksi Data yang akan diproses
5. Menentukan Jenis dan Jumlah Peralatan Mekanisasi yang dibutuhkan
6. Menentukan format Struktur Database
7. Menentukan Jenis dan Format Laporan / Informasi yang dibutuhkan
8. Menentukan Jadual Pengembangan Program-program Aplikasi SIM
9. Menentukan Jadual Pelatihan dan Implementasi
10. Evaluasi
Dalam Sistem Informasi Ritel identifikasi barang memegang peran yang sangat penting. Mulai dari Jenis barangnya, merk barang, produsen, sampai harga. Untuk memudahkan identifikasi tersebut, biasanya setiap barang dibuat kodenya sesuai dengan kelompok jenisnya.
